Manager Operasional di Perusahaan Outsourcing

Manajemen Kegiatan Operasional Perusahaan Jasa Pengamanan

By: M. Syaifullah S.Ab

Dari sudut pandang manajemen, kegiatan operasional dapat disusun sesuai dengan konsep pelayanan sebagai perusahaan penyedia jasa keamanan. Menurut Terry (1986) menyatakan bahwa manajemen merupakan suatu proses membuat perencanaan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan berbagai usaha dan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran. Proses disini diawali bagaimana perusahaan dapat menentukan manajemen operasional sesuai dengan kesepakatan kerja, nilai bisnis yang melaksanakan pekerjaan dibidang pengamanan dan pelayanan.

Dalam membuat suatu perencanaan kegiatan operasional, peran manager operasional sangat menentukan target dan sasaran terhadap kegiatan operasional perusahaan jasa pengamanan. Pembuatan perencanaan kegiatan operasional memiliki manfaat yaitu dapat mengarahkan tujuan organisasi dan menetapkan suatu prosedur yang “baik” berdasarkan kesepakatan dan harapan perusahaan pengguna jasa. Manajemen operasional tidak hanya melaksanakan berdasarkan praktek pengamanan sesuai dengan konsep pengamanan semata, namun perlu mengkaji bagaimana kegiatan pengamanan dapat dilakukan sesuai dengan keinginan dan harapan pengguna jasa pengamanan. Lalu kenyataan yang ada adalah pengaman dihadapkan pada dua sisi yang berbeda dari sebelumnya, dimana bagi anggota satuan pengaman yang ditentukan berdasarkan penyelenggaraan pendidikan dan latihan yang cukup berat akan membentuk gaya prastige, di satu sisi petugas harus lebih bersikap profesional yang lebih mengutamakan pelayanan terhadap manajemen dengan mengubah gaya prastige yang terkesan kaku dan ekslusif.

Beberapa perencanaan kegiatan operasional perlu diselenggarakan melalui aktifitas anggota satuan pengaman, berdasarkan sistem manajemen, perencanaan kegiatan operasional ditentukan pertama : bentuk tanggungjawab, wewenang dan komunikasi sehingga terjadi pelaksanaan sistem manajemen yang efektif. Kedua : pengelolaan sumber daya dalam organisasi yang menentukan penyediaan sumber daya manusia, kompetensi, sarana dan lingkungan kerja yang dapat diimplementasikan manajemen operasional dalam kegiatan :

1. Membuat Standart Operasional Prosedur (SOP) yang baku, selanjutnya akan dilakukan revisi dengan memberikan pengurangan dan penambahan isi SOP didasarkan kepada situasi, kondisi dan kebutuhan manajemen pengguna jasa. Setelah melaksanakan survey oleh manajemen operasional dan pengalaman terhadap praktek pengamanan dilapangan serta koordinasi dengan manajemen pengguna jasa maka SOP dapat dibuat dan dijadikan pedoman pelaksanaan pengamanan yang disepakati bersama.
2. Manajemen operasional melakukan survey terhadap target lokasi yang akan dijaga untuk keperluan seperti persiapan pembuatan tender, disini-lah manajemen operasional dituntut untuk  melakukan analisa perencanaan kegiatan pengamanan dilokasi, berdasarkan luas area pengamanan, aktifitas berbagai dilokasi pengamanan sehingga dapat menentukan jumlah kebutuhan dan menentukan kapasitas setiap anggota satuan pengaman yang akan ditempatkan sesuai dengan kebutuhan.
3. Ikut menentukan dalam menganalisa kebutuhan sarana prasarana dan sistem administrasi dilokasi pengamanan seperti penyediaan tongkat, borgol, buku mutasi dan sarana pendukung lainnya yang menunjang sistem pengamanan.

Pengorganisasian adalah proses mengatur dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang dan sumber daya diantara anggota organisasi sehingga mereka dapat mencapai sasaran organisasi secara efektif dan efisien. Pembagian tugas merupakan pemecahan tugas kerja pada setiap anggota yang diberi tugas dan tanggungjawab (jobdesc). Standarisasi kegiatan merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin keseragaman, ketepatan dan konsistensi pekerjaan serta kegiatan yang harus dilaksanakan oleh semua anggota satuan pengamanan. Untuk kegiatan pengoranisasian ini lebih menitik beratkan kepada pelaksanaan tugas dengan :

1. Menyusun dan membuat tugas tanggungjawab para pimpinan lapangan dan anggota (job desc) apabila diperlukan pembuatan job desc untuk lokasi tertentu memerlukan konsentrasi dalam membuat job desc disesuaikan dengan karateristik setiap lokasi. Pengaturan job desk untuk petugas satuan pengamanan terdapat dalam Standart Operational Prosedure (SOP), pengaturan job desc lebih menitikberatkan kepada tugas dan tanggungjawab pimpinan lapangan seperti koordinator, danru dan anggota satuan pengaman. Dalam pengaturan pelaksanaan kegiatan pengamanan terdiri dari kegiatan pengaturan, penjagaan, pengawalan dan kegiatan patroli (turjawali), dalam pengaturan kegiatan pengamanan dapat secara langsung dilaksanakan dalam bentuk pengaturan penjagaan pada pos jaga (acces control), penerimaan tamu, pengamanan area dan gedung, penanggulangan bahaya dan gangguan keamanan.
2. Membuat jadwal shift dan pengaturan plotingan anggota di area penjagaan dengan melakukan perollingan/pergantian tugas penjagaan jaga sesuai dengan jumlah anggota di masing-masing lokasi jaga secara tepat sehingga memaksimalkan tugas tanggungjawab pengamanan.

Pelaksanaan kegiatan pengamanan dilakukan berupa pengaturan-pengaturan kegiatan pengamanan ke arah sasaran organisasi yang telah ditentukan sebelumnya. Upaya pelaksanaan kegiatan pengamanan adalah dengan membuat strategi pelaksanaan pengamanan yang tepat dengan lingkungan pengamanan yang berbeda pada setiap lokasi penjagaan. Dalam melaksanakan tugas pengamanan dimplenetasikan dalam bentuk kegiatan fisik oleh anggota satuan pengamanan seperti penjagaan di pos jaga, penerimaan dan pemeriksaaan, kegiatan patroli dan pelaksanaan penanggulangan terhadap kejadian dan gangguan keamanan. Secara administrasi kegiatan dilaksanakan dipertanggung-jawabkan dalam bentuk pembuatan buku mutasi, laporan pemeriksaan, laporan hasil ivestigasi kejadian, ceklist patroli area dan pembuatan laporan bulanan oleh pimpinan dilapangan kepada manajemen operasional maupun manajemen pengguna jasa.

Pengendalian kegiatan dalam manajemen operasional jasa pengamanan adalah memastikan bahwa tindakan dan pekerjaan anggota satuan pengamanan secara terorganisasi benar-benar membawa organisasi tersebut ke arah tujuan yang sudah ditetapkan dan tetap berjalan pada jalur yang benar dan tidak terlalu menyimpang jauh terhadap tujuannya. Pengendalian operasional perusahaan jasa pengamanan mencakup tersedianya informasi karateristik kegiatan, pemberian instruksi kerja, pemakaian kelengkapan pengamanan, pemantauan dan pendelegasian tugas dan tanggung jawab pengamanan, dapat diimplementasikan dalam bentuk kegiatan :

1. Manajemen operasional melakukan kunjungan, pengawasan dan pemantauan terhadap lokasi pengamanan untuk menerima informasi mengenai kegiatan pengamanan. Kegiatan kunjungan dan pengawasan secara organisasi dilakukan berdasarkan jadwal kegiatan kunjungan yang isi dan hasilnya dilaporkan kepada manager operasional dalam bentuk laporan mingguan dan laporan bulanan.
2. Membuat instruksi kerja yang diperlukan dilapangan berupa internal memo, briefing atau rapat koordinasi dengan para pimpinan dilapangan mengenai pelaksanaan kegiatan pengamanan baik yang rutin maupun insidental. Bagi para pimpinan dan pengawas dilapangan, instruksi kerja dilakukan dalam bentuk kegiatan apel, instruksi secara tertulis maupun komunikasi langsung dengan anggota satuan pengamanan.
3. Membuat peraturan mengenai pemakaian seragam, kelengkapan, sarana dan peralatan yang dibutuhkan dalam kegiatan pengamanan. Dalam mencapai terget organisasi, aturan yang sudah ditentukan bagi anggota satuan pengamanan dalam hal pengaturan tersebut memiliki ketentuan sanksi terhadap setiap anggota yang melanggar.
4. Melakukan pendelegasian tugas dan tanggungjawab pengamanan, dimulai dari penerimaan, penyerahan dan pelepasan anggota satuan pengamanan dilokasi kepada para pimpinan dilapangan untuk melaksanakan kegiatan pengamanan

sistem perusahaan outsourcing

Administrasi Perusahaan Outsourcing Jasa Pengamanan

By: M.Syaifullah S.Ab

       Sistem administrasi dapat menentukan citra dan kualitas dari sebuah perusahaan. Sesuai dibidang administrasi pada perusahaan jasa pengamanan yang pernah saya jalani, dimulai dari kegiatan administrasi seperti penyiapan sarana administrasi, pencatatan, pendataan,  sampai kegiatan pengarsipan dari kegiatan perusahaan itu sendiri. Belum lengkap rasanya jika kegiatan operasional atau kegiatan lainnya tidak memiliki kegiatan administrasinya,

Pengertian administrasi secara luas adalah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, administrasi baik dalam pengertian luas maupun sempit dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan. Administrasi dalam prosesnya tentu terkait dalam kegiatan, pengaturan sampai penentuan tujuan yang akan dicapai. Langkah yang dijalankan dalam pelaksanaan sistem administrasi perusahaan dapat dimulai :

• Membuat struktur organisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Struktur organisasi pada perusahaan hampir sama di tiap perusahaan, yang menjadi perbedaan adalah unsur manakah yang dominan memegang fungsi pelaksanaan kegiatan perusahaan dan bertanggung jawab terhadap jalannya kegiatan. Saya tidak dapat menyebutkan identitas atau nama jabatan tertentu karena masing-masing perusahaan memiliki pilihan dari unsur nama jabatan organisasi, yang terpenting adalah kepada siapa unsur jabatan tersebut bertanggung jawab, sampai kepada unsur jabatan tertingggi pada perusahaan.

• Menempatkan seorang administrasi.yang ideal dalam masing- masing bagian. Biasanya, unsur yang dominan dalam perusahaan outsourcing jasa keamanan adalah bagian operasional, karena bagian inilah yang menjadi urat nadi perusahaan dimana lebih banyak membutuhkan SDM baik di kantor maupun dilapangan. Banyaknya ketimpangan kebijakan yang dapat mempersulit jalannya fungsi operasional sehingga berpengaruh terhadap kegiatan dan kualitas dilapangan. Meskipun kebijakan dari pimpinan menentukan adanya bagian administrasi yang mengatur kegiatan administrasi, namun sebaiknya pimpinan perlu menempatkan seorang administrasi  di masing-masing bagian dari perusahaan untuk melaksanakan kegiatan administrasi.

• Membuat Format Kegiatan Administrasi Format kegiatan administrasi dibuat berdasarkan siklus kegiatan perusahaan dalam bentuk format pengisian dengan berdasarkan item seperti nomor, waktu kegiatan, jenis kegiatan, keterangan dan hasilnya dapat disimpan dalam bentuk arsip perusahaan. Contoh kegiatan ini adalah seperti Form pengisian identitas karyawan, form laporan kejadian, ijin keluar, form absensi bahkan bentuk administrasi dilapangan dilakukan oleh anggota seperti buku mutasi/jurnal.

• Sistem koordinasi antara masing-masing bagian. Sistem ini penting dibuat untuk menyelenggarakan kegiatan administrasi sesuai kebutuhan perusahaan yang dapat berpengaruh dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan. Sarana yang dapat dipergunakan misalnya dengan email, penggunaan fasilitas komputer, handphone, faximile dsb.

• Membuat kegiatan administrasi berupa pendataan. Tingkat perubahan formasi maupun mutasi anggota sangat tinggi dalam sebuah perusahaan oursoucing jasa kemanan, karena ditentukan oleh kondisi dilapangan untuk memenuhi kebutuhan operasional seperti plotingan, penambahan dan pengurangan lokasi kerja sehingga perlu dibuatkan data administrasi bisa berbentuk daftar dari suatu proses kegiatan, secara garis besar dapat di jelaskan antara lain :

Pertama, membuat data calon anggota yang masuk dan yang diterima oleh bagian penerimaan, berguna untuk mempermudah pencarian mengenai calon anggota baik calon anggota yang diproses lebih lanjut maupun yang ditunda pelaksanaannya bisa berupa data nama, tanggal melamar, alamat tinggal, nomor telpon, referensi, kriteria, dan keterangan.

       Kedua, membuat data hasil dari seluruh kegiatan pendidikan dan pelatihan calon anggota security berupa daftar siswa yang mengikuti pendidikan dan pelatihan, rencana kegiatan, daftar hasil tes fisik dan medis, daftar pengunduran diri, daftar nilai siswa dan laporan kegiatan pendidikan dan pelatihan.

Ketiga, membuat daftar kebutuhan anggota dilokasi disertai dengan catatan kriteria yang diperlukan dari masing-masing lokasi, database, daftar surat penugasan atau penempatan, daftar anggota yang keluar, daftar mutasi anggota, daftar penempatan anggota tiap lokasi, daftar anggota yang dirumahkan atau belum penempatan.

       Keempat, menyusun daftar kebutuhan anggota sesuai dengan jumlah yang diterima, permohonan barang, cheklist barang, prosedure permohonan barang, daftar pengambilan barang dan tanda terima penyerahan barang.

Kelima, menerima daftar absensi dari masing-masing lokasi, daftar penempatan, daftar mutasi anggota, daftar pengambilan barang yang akan dihitung sesuai dengan ketentuan perhitungan dari perusahaan.

       Keenam, mendata dan menerima data anggota yang aktif dilapangan untuk diberi fasilitas tunjangan seperti tunjangan hari raya, jaminan kesehatan dan atau kecelakaan sebagai ketentuan yang harus dilaksanakan oleh setiap perusahaan menurut peraturan yang berlaku