sistem perusahaan outsourcing

Administrasi Perusahaan Outsourcing Jasa Pengamanan

By: M.Syaifullah S.Ab

       Sistem administrasi dapat menentukan citra dan kualitas dari sebuah perusahaan. Sesuai dibidang administrasi pada perusahaan jasa pengamanan yang pernah saya jalani, dimulai dari kegiatan administrasi seperti penyiapan sarana administrasi, pencatatan, pendataan,  sampai kegiatan pengarsipan dari kegiatan perusahaan itu sendiri. Belum lengkap rasanya jika kegiatan operasional atau kegiatan lainnya tidak memiliki kegiatan administrasinya,

Pengertian administrasi secara luas adalah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, administrasi baik dalam pengertian luas maupun sempit dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan. Administrasi dalam prosesnya tentu terkait dalam kegiatan, pengaturan sampai penentuan tujuan yang akan dicapai. Langkah yang dijalankan dalam pelaksanaan sistem administrasi perusahaan dapat dimulai :

• Membuat struktur organisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Struktur organisasi pada perusahaan hampir sama di tiap perusahaan, yang menjadi perbedaan adalah unsur manakah yang dominan memegang fungsi pelaksanaan kegiatan perusahaan dan bertanggung jawab terhadap jalannya kegiatan. Saya tidak dapat menyebutkan identitas atau nama jabatan tertentu karena masing-masing perusahaan memiliki pilihan dari unsur nama jabatan organisasi, yang terpenting adalah kepada siapa unsur jabatan tersebut bertanggung jawab, sampai kepada unsur jabatan tertingggi pada perusahaan.

• Menempatkan seorang administrasi.yang ideal dalam masing- masing bagian. Biasanya, unsur yang dominan dalam perusahaan outsourcing jasa keamanan adalah bagian operasional, karena bagian inilah yang menjadi urat nadi perusahaan dimana lebih banyak membutuhkan SDM baik di kantor maupun dilapangan. Banyaknya ketimpangan kebijakan yang dapat mempersulit jalannya fungsi operasional sehingga berpengaruh terhadap kegiatan dan kualitas dilapangan. Meskipun kebijakan dari pimpinan menentukan adanya bagian administrasi yang mengatur kegiatan administrasi, namun sebaiknya pimpinan perlu menempatkan seorang administrasi  di masing-masing bagian dari perusahaan untuk melaksanakan kegiatan administrasi.

• Membuat Format Kegiatan Administrasi Format kegiatan administrasi dibuat berdasarkan siklus kegiatan perusahaan dalam bentuk format pengisian dengan berdasarkan item seperti nomor, waktu kegiatan, jenis kegiatan, keterangan dan hasilnya dapat disimpan dalam bentuk arsip perusahaan. Contoh kegiatan ini adalah seperti Form pengisian identitas karyawan, form laporan kejadian, ijin keluar, form absensi bahkan bentuk administrasi dilapangan dilakukan oleh anggota seperti buku mutasi/jurnal.

• Sistem koordinasi antara masing-masing bagian. Sistem ini penting dibuat untuk menyelenggarakan kegiatan administrasi sesuai kebutuhan perusahaan yang dapat berpengaruh dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan. Sarana yang dapat dipergunakan misalnya dengan email, penggunaan fasilitas komputer, handphone, faximile dsb.

• Membuat kegiatan administrasi berupa pendataan. Tingkat perubahan formasi maupun mutasi anggota sangat tinggi dalam sebuah perusahaan oursoucing jasa kemanan, karena ditentukan oleh kondisi dilapangan untuk memenuhi kebutuhan operasional seperti plotingan, penambahan dan pengurangan lokasi kerja sehingga perlu dibuatkan data administrasi bisa berbentuk daftar dari suatu proses kegiatan, secara garis besar dapat di jelaskan antara lain :

Pertama, membuat data calon anggota yang masuk dan yang diterima oleh bagian penerimaan, berguna untuk mempermudah pencarian mengenai calon anggota baik calon anggota yang diproses lebih lanjut maupun yang ditunda pelaksanaannya bisa berupa data nama, tanggal melamar, alamat tinggal, nomor telpon, referensi, kriteria, dan keterangan.

       Kedua, membuat data hasil dari seluruh kegiatan pendidikan dan pelatihan calon anggota security berupa daftar siswa yang mengikuti pendidikan dan pelatihan, rencana kegiatan, daftar hasil tes fisik dan medis, daftar pengunduran diri, daftar nilai siswa dan laporan kegiatan pendidikan dan pelatihan.

Ketiga, membuat daftar kebutuhan anggota dilokasi disertai dengan catatan kriteria yang diperlukan dari masing-masing lokasi, database, daftar surat penugasan atau penempatan, daftar anggota yang keluar, daftar mutasi anggota, daftar penempatan anggota tiap lokasi, daftar anggota yang dirumahkan atau belum penempatan.

       Keempat, menyusun daftar kebutuhan anggota sesuai dengan jumlah yang diterima, permohonan barang, cheklist barang, prosedure permohonan barang, daftar pengambilan barang dan tanda terima penyerahan barang.

Kelima, menerima daftar absensi dari masing-masing lokasi, daftar penempatan, daftar mutasi anggota, daftar pengambilan barang yang akan dihitung sesuai dengan ketentuan perhitungan dari perusahaan.

       Keenam, mendata dan menerima data anggota yang aktif dilapangan untuk diberi fasilitas tunjangan seperti tunjangan hari raya, jaminan kesehatan dan atau kecelakaan sebagai ketentuan yang harus dilaksanakan oleh setiap perusahaan menurut peraturan yang berlaku