Manajemen Kegiatan Operasional
Perusahaan Jasa Pengamanan
By: M. Syaifullah S.Ab
Dari sudut
pandang manajemen, kegiatan operasional dapat disusun sesuai dengan konsep
pelayanan sebagai perusahaan penyedia jasa keamanan. Menurut Terry
(1986) menyatakan bahwa manajemen merupakan suatu proses membuat perencanaan,
mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan berbagai usaha dan anggota
organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran.
Proses disini diawali bagaimana perusahaan dapat menentukan manajemen
operasional sesuai dengan kesepakatan kerja, nilai bisnis yang melaksanakan
pekerjaan dibidang pengamanan dan pelayanan.
Dalam
membuat suatu perencanaan kegiatan operasional, peran manager operasional
sangat menentukan target dan sasaran terhadap kegiatan operasional perusahaan
jasa pengamanan. Pembuatan perencanaan kegiatan operasional memiliki manfaat
yaitu dapat mengarahkan tujuan organisasi dan menetapkan suatu prosedur yang
“baik” berdasarkan kesepakatan dan harapan perusahaan pengguna jasa. Manajemen
operasional tidak hanya melaksanakan berdasarkan praktek pengamanan sesuai
dengan konsep pengamanan semata, namun perlu mengkaji bagaimana kegiatan
pengamanan dapat dilakukan sesuai dengan keinginan dan harapan pengguna jasa
pengamanan. Lalu kenyataan yang ada adalah pengaman dihadapkan pada dua sisi
yang berbeda dari sebelumnya, dimana bagi anggota satuan pengaman yang
ditentukan berdasarkan penyelenggaraan pendidikan dan latihan yang cukup berat
akan membentuk gaya prastige, di satu sisi petugas harus lebih bersikap
profesional yang lebih mengutamakan pelayanan terhadap manajemen dengan
mengubah gaya prastige yang terkesan kaku dan ekslusif.
Beberapa
perencanaan kegiatan operasional perlu diselenggarakan melalui aktifitas
anggota satuan pengaman, berdasarkan sistem manajemen, perencanaan kegiatan
operasional ditentukan pertama : bentuk tanggungjawab, wewenang dan
komunikasi sehingga terjadi pelaksanaan sistem manajemen yang efektif. Kedua
: pengelolaan sumber daya dalam organisasi yang menentukan penyediaan sumber
daya manusia, kompetensi, sarana dan lingkungan kerja yang dapat
diimplementasikan manajemen operasional dalam kegiatan :
- Membuat Standart Operasional Prosedur (SOP) yang baku, selanjutnya akan dilakukan revisi dengan memberikan pengurangan dan penambahan isi SOP didasarkan kepada situasi, kondisi dan kebutuhan manajemen pengguna jasa. Setelah melaksanakan survey oleh manajemen operasional dan pengalaman terhadap praktek pengamanan dilapangan serta koordinasi dengan manajemen pengguna jasa maka SOP dapat dibuat dan dijadikan pedoman pelaksanaan pengamanan yang disepakati bersama.
- Manajemen operasional melakukan survey terhadap target lokasi yang akan dijaga untuk keperluan seperti persiapan pembuatan tender, disini-lah manajemen operasional dituntut untuk melakukan analisa perencanaan kegiatan pengamanan dilokasi, berdasarkan luas area pengamanan, aktifitas berbagai dilokasi pengamanan sehingga dapat menentukan jumlah kebutuhan dan menentukan kapasitas setiap anggota satuan pengaman yang akan ditempatkan sesuai dengan kebutuhan.
- Ikut menentukan dalam menganalisa kebutuhan sarana prasarana dan sistem administrasi dilokasi pengamanan seperti penyediaan tongkat, borgol, buku mutasi dan sarana pendukung lainnya yang menunjang sistem pengamanan.
Pengorganisasian
adalah proses mengatur dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang dan sumber daya
diantara anggota organisasi sehingga mereka dapat mencapai sasaran organisasi
secara efektif dan efisien. Pembagian tugas merupakan pemecahan tugas kerja
pada setiap anggota yang diberi tugas dan tanggungjawab (jobdesc). Standarisasi
kegiatan merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin
keseragaman, ketepatan dan konsistensi pekerjaan serta kegiatan yang harus
dilaksanakan oleh semua anggota satuan pengamanan. Untuk kegiatan
pengoranisasian ini lebih menitik beratkan kepada pelaksanaan tugas dengan :
- Menyusun dan membuat tugas tanggungjawab para pimpinan lapangan dan anggota (job desc) apabila diperlukan pembuatan job desc untuk lokasi tertentu memerlukan konsentrasi dalam membuat job desc disesuaikan dengan karateristik setiap lokasi. Pengaturan job desk untuk petugas satuan pengamanan terdapat dalam Standart Operational Prosedure (SOP), pengaturan job desc lebih menitikberatkan kepada tugas dan tanggungjawab pimpinan lapangan seperti koordinator, danru dan anggota satuan pengaman. Dalam pengaturan pelaksanaan kegiatan pengamanan terdiri dari kegiatan pengaturan, penjagaan, pengawalan dan kegiatan patroli (turjawali), dalam pengaturan kegiatan pengamanan dapat secara langsung dilaksanakan dalam bentuk pengaturan penjagaan pada pos jaga (acces control), penerimaan tamu, pengamanan area dan gedung, penanggulangan bahaya dan gangguan keamanan.
- Membuat jadwal shift dan pengaturan plotingan anggota di area penjagaan dengan melakukan perollingan/pergantian tugas penjagaan jaga sesuai dengan jumlah anggota di masing-masing lokasi jaga secara tepat sehingga memaksimalkan tugas tanggungjawab pengamanan.
Pelaksanaan
kegiatan pengamanan dilakukan berupa pengaturan-pengaturan kegiatan pengamanan
ke arah sasaran organisasi yang telah ditentukan sebelumnya. Upaya pelaksanaan
kegiatan pengamanan adalah dengan membuat strategi pelaksanaan pengamanan yang
tepat dengan lingkungan pengamanan yang berbeda pada setiap lokasi penjagaan.
Dalam melaksanakan tugas pengamanan dimplenetasikan dalam bentuk kegiatan fisik
oleh anggota satuan pengamanan seperti penjagaan di pos jaga, penerimaan dan
pemeriksaaan, kegiatan patroli dan pelaksanaan penanggulangan terhadap kejadian
dan gangguan keamanan. Secara administrasi kegiatan dilaksanakan
dipertanggung-jawabkan dalam bentuk pembuatan buku mutasi, laporan pemeriksaan,
laporan hasil ivestigasi kejadian, ceklist patroli area dan pembuatan laporan
bulanan oleh pimpinan dilapangan kepada manajemen operasional maupun manajemen
pengguna jasa.
Pengendalian
kegiatan dalam manajemen operasional jasa pengamanan adalah memastikan bahwa
tindakan dan pekerjaan anggota satuan pengamanan secara terorganisasi benar-benar
membawa organisasi tersebut ke arah tujuan yang sudah ditetapkan dan tetap
berjalan pada jalur yang benar dan tidak terlalu menyimpang jauh terhadap
tujuannya. Pengendalian operasional perusahaan jasa pengamanan mencakup
tersedianya informasi karateristik kegiatan, pemberian instruksi kerja,
pemakaian kelengkapan pengamanan, pemantauan dan pendelegasian tugas dan
tanggung jawab pengamanan, dapat diimplementasikan dalam bentuk kegiatan :
- Manajemen operasional melakukan kunjungan, pengawasan dan pemantauan terhadap lokasi pengamanan untuk menerima informasi mengenai kegiatan pengamanan. Kegiatan kunjungan dan pengawasan secara organisasi dilakukan berdasarkan jadwal kegiatan kunjungan yang isi dan hasilnya dilaporkan kepada manager operasional dalam bentuk laporan mingguan dan laporan bulanan.
- Membuat instruksi kerja yang diperlukan dilapangan berupa internal memo, briefing atau rapat koordinasi dengan para pimpinan dilapangan mengenai pelaksanaan kegiatan pengamanan baik yang rutin maupun insidental. Bagi para pimpinan dan pengawas dilapangan, instruksi kerja dilakukan dalam bentuk kegiatan apel, instruksi secara tertulis maupun komunikasi langsung dengan anggota satuan pengamanan.
- Membuat peraturan mengenai pemakaian seragam, kelengkapan, sarana dan peralatan yang dibutuhkan dalam kegiatan pengamanan. Dalam mencapai terget organisasi, aturan yang sudah ditentukan bagi anggota satuan pengamanan dalam hal pengaturan tersebut memiliki ketentuan sanksi terhadap setiap anggota yang melanggar.
- Melakukan pendelegasian tugas dan tanggungjawab pengamanan, dimulai dari penerimaan, penyerahan dan pelepasan anggota satuan pengamanan dilokasi kepada para pimpinan dilapangan untuk melaksanakan kegiatan pengamanan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar